Privacy-reglement Vereniging WensboomLeusden (WbL)

Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

De Vereniging WensboomLeusden heeft als doel het bieden van hulp door- en aan de leden op basis van wederkerigheid. Niemand is verplicht om bij een hulpvraag ook een hulpaanbod te doen, men is lid van de vereniging ongeacht of men hulp biedt of hulp vraagt. Vragers en bieders worden bij elkaar gebracht door een tiental bemiddelaars, die daarvoor de beschikking hebben over een geautomatiseerd informatiesysteem, waarin de noodzakelijke persoonsgegevens van de leden zijn opgenomen.

De persoonsgegevens in dit informatiesysteem vallen onder het regime van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), die sinds 25 mei 2018 van kracht is. Dit reglement geeft aan hoe de Vereniging WensboomLeusden omgaat met persoonsgegevens, teneinde te voldoen aan deze Verordening.

 

Vastleggen van persoonsgegevens

De Vereniging WensboomLeusden legt alleen die persoonsgegevens vast die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden van de Vereniging. Dat betekent dat van alle leden de naam- en adresgegevens worden vastgelegd (inclusief e-mail adres en telefoonnummer), en daarnaast voor zover dit door het lid wordt toegestaan, ook de geboortedatum en de bankgegevens.

Verder wordt vastgelegd welke werkzaamheden door wie van de leden van vereniging zijn uitgevoerd ten behoeve van welke andere leden. Dit is nodig om een overzicht te kunnen maken van de activiteiten van WbL. Ten behoeve van onze financiële administratie wordt daarnaast nog per lid vastgelegd wanneer er contributie betaald is.

Deze gegevens zijn nodig voor de vereniging om de normale werkzaamheden uit te voeren, de financiën te beheren, en om het beleid te ondersteunen. Er worden geen gegevens vastgelegd zoals zgn. bijzondere kenmerken die niet direct noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de werkzaamheden van de WbL.

Een compleet overzicht van de in het informatiesysteem vastgelegde gegevens is opgenomen in de bijlage.

 

Bepalingen uit de AVG

Onderstaand  wordt kort aangegeven hoe de verwerking van persoongegevens conform de AVG aspecten bij WensboomLeusden gewaarborgd is.

• transparantie: de gegevens worden vastgelegd bij de inschrijving; het betreffende lid verstrekt zelf de gegevens aan de bemiddelaars. Na inschrijving wordt een afschrift hiervan meegegeven. Een lid kan tijdens de zittingsuren bij de bemiddelaars inzage krijgen in de van hem geregistreerde gegevens;
• doelbeperking en gegevensbeperking: alleen die gegevens worden verzameld die voor de activiteiten binnen de vereniging noodzakelijk zijn, deze worden niet voor andere doeleinden gebruikt;
• juistheid: de gegevens worden door de bemiddelaars gecontroleerd; leden kunnen zelf via de bemiddelaars inzage krijgen in hun gegevens en daar zo nodig wijzigingen in laten aanbrengen;
• bewaarbeperking: de gegevens worden na het beëindigen van het lidmaatschap bewaard ten behoeve van historische overzichten. Indien een lid zijn gegevens wil laten verwijderen kan een verzoek daartoe worden ingediend via de bemiddelaars. Dit wordt gerealiseerd door het anonimiseren van de betreffende gegevens, teneinde de mogelijkheid te behouden voor het maken van relevante overzichten;
• integriteit en vertrouwelijkheid:
  • de actuele gegevens zijn opgeslagen op de harddisk van laptop1, en zijn alleen via het Wbl-netwerk toegankelijk met de twee laptops van de vereniging, die zich in de bibliotheek bevinden. Hierdoor hebben alleen de bemiddelaars van WensboomLeusden toegang tot de gegevens;
  • dagelijks wordt door de bemiddelaars een back-up gemaakt van het hele bestand in de Microsoft-Onedrive. Deze back-ups zijn toegankelijk voor de ICT-ondersteuners en worden na een jaar per jaar verwijderd;
  • financiële medewerkers kunnen gebruik maken van de meest recente back-up ten behoeve van de financiële administratie. Na gebruik wordt de backup bij de financiële administratie verwijderd;
  • er worden geen op personen herleidbare gegevens verstrekt aan derden tenzij een noodsituatie professionele hulp vereist. In zo’n geval kan door bemiddelaar of bestuur professionele hulp worden ingeschakeld bij bureau Larikslaan2;
• verantwoording: het bestuur ziet toe op naleving van deze regels.

Indien iemand gebruik wil maken van de rechten die door de AVG aan hem/haar worden toegekend, dan gebeurt dit primair via de bemiddelaars, die zitting houden  in de bibliotheek
(di - vr, 10:00 – 12:00 uur), of per e-mail aan info@WensboomLeusden.nl .

 

Leusden, 20 mei 2018